Baupläne mit Subunternehmern teilen: So geht’s

Die Fensterrahmen stehen bereits im zweiten Stock, und der Lieferant misst die Aussparung nach. Fünfzehn Zentimeter daneben. Auf seinem Tablet steht die Version B, der Bauleiter hat die Version D auf seinem Handy – irgendwo aus dem März, über die App-Gruppe. Keiner von beiden macht etwas falsch. Nur kann niemand sagen, wann diese Version D verschickt wurde und wer sie damals erhalten hat.

Das Weiterleiten von Bauplänen an Subunternehmer geht schief, weil man per E-Mail und WeTransfer eine Kopie verschickt. Sobald diese heruntergeladen wurde, befindet sie sich in einem Download-Ordner oder auf einem Tablet und hat nichts mehr mit der Datei zu tun, die sich bei Ihnen im Büro befindet.

Bei der ersten Version merkt man davon nichts. Probleme treten erst bei der ersten Änderung auf, denn dann muss man rekonstruieren, an wen man beim letzten Mal alles eine E-Mail geschickt hat. Und ob es sich dabei noch um dieselben Personen handelt. Der Installateur, der in Woche 12 dazukam, ist in diesem E-Mail-Austausch nicht enthalten, sodass er die ersten beiden Überarbeitungen ohnehin nie gesehen hat.

Vier Subunternehmer, drei Überholungen. Zwölf Gelegenheiten, bei denen jemand darüber nachdenken muss, wer eine E-Mail erhalten soll. Niemand behält das im Blick, und das ist auch kein Wunder, denn es ist eine lästige Arbeit, die nebenbei anfällt.

Die Reparaturarbeiten sind der kostengünstigste Teil. Die Aussparung muss neu gemacht werden, der Fensterrahmen geht zurück an den Lieferanten, und der Stuckateur, der am Montag anfangen sollte, verschiebt seinen Termin um zwei Tage. Ärgerlich, aber verkraftbar.

Teurer wird es, wenn niemand nachweisen kann, welche Zeichnung zu welchem Zeitpunkt maßgeblich war. Der Subunternehmer behauptet, diese Änderung nie erhalten zu haben, du bist dir ziemlich sicher, dass dies doch der Fall war, und ab diesem Punkt dreht sich das Gespräch nicht mehr um Fensterrahmen. Eine solche Diskussion kostet schnell mehr Zeit als die eigentlichen Arbeiten und endet meist in einem Nacharbeitsposten, der bei beiden Parteien ein ungutes Gefühl hinterlässt. Fehlerkosten im Bauwesensind selten auf Unwissenheit zurückzuführen. Meistens befanden sich die Informationen einfach an der falschen Stelle.

Baupläne lassen sich ohne Kopien teilen, indem man sie nicht versendet, sondern an einem zentralen Ort hinterlegt, auf den alle Beteiligten Zugriff haben. Es gibt dann eine einzige Datei, die den aktuellen Stand enthält, und niemand arbeitet aus seinem eigenen Download-Ordner heraus.

Unabhängig davon, welche Software Sie verwenden, kommt es auf drei Dinge an: einen zentralen Ort, an dem die aktuelle Zeichnung gespeichert ist; Versionen, die übereinander statt nebeneinander gespeichert werden; und Zugriffsrechte, die Sie im Voraus festlegen, damit Sie bei einer Änderung nicht erst eine neue Mailingliste erstellen müssen. Ein gemeinsames Laufwerk oder ein Teams-Ordner sind ebenfalls möglich, solange Ihr Subunternehmer selbst darauf zugreifen kann, ohne dass es zu Komplikationen kommt.

In Buildify sind alle Projektdokumente pro Projekt in einer einzigen Ordnerstruktur organisiert. Wenn eine neue Überarbeitung vorliegt, speicherst du diese als neue Version unter derselben Datei. Der Subunternehmer öffnet den Ordner und hat sofort die aktuelle Version, ganz einfach, weil es nur einen Ort gibt, an dem er nachsehen muss.

Der Zugriff wird je nach Rolle im Projekt geregelt. Die Rolle „Subunternehmer“ erhält Leserechte für die dazugehörigen Ordner und hat keinen Zugriff auf die Kalkulationen oder Verträge der anderen. Kommt mitten im Projekt ein Installateur hinzu, weisen Sie ihm diese Rolle zu, und sein Zugriff ist sofort eingerichtet.

Das erste Mal ist das mit etwas Aufwand verbunden. Rechne mit einer halben Stunde pro Projekt, um die Ordner vorzubereiten und pro Gruppe jemanden einzuladen. Danach musst du bei einer Überarbeitung niemandem mehr eine E-Mail schicken.

Die Versionshistorie ist Teil der Datei selbst. Jede frühere Version wird in Buildify gespeichert, zusammen mit dem Datum und dem Namen der Person, die sie hochgeladen hat. Ein halbes Jahr später öffnest du die Datei und siehst, dass die Revision D am 14. März hinzugefügt wurde. Kein Durchforsten von E-Mail-Postfächern, kein „Ich schaue mal nach und rufe dich zurück“.

Falls doch auf der Grundlage einer alten Zeichnung gebaut wird, erfasse die Abweichung bitte als Ticket im Projekt und nicht in einer separaten App. Meldung, Foto und Bearbeitung befinden sich dann an derselben Stelle wie die betreffende Zeichnung. Das erspart dir später Arbeit bei der Erstellung der Übergabedokumente, da die Dokumentation fortlaufend erfolgt und nicht erst in der letzten Woche vor der Übergabe.

Der Fensterrahmenlieferant hatte die Revision B, da dies die letzte war, die ihn jemals erreicht hatte. Er ist nicht nachlässig. Die Zeichnung ging bei ihm als Datei ein, und eine Datei ist veraltet, sobald man sie versendet.

Kommt dir das bekannt vor? Werden die Zeichnungen bei dir auch per E-Mail, über App-Gruppen und über Links verschickt, die nach einer Woche nicht mehr funktionieren? Starte kostenlos mit Buildify, erstelle ein Projekt und lade die Zeichnungen für deinen nächsten Auftrag hoch. Du lädst deine Subunternehmer erst ein, wenn die Ordner bereitstehen – so weißt du innerhalb einer Stunde, ob das auf deiner Baustelle funktioniert.

Was passiert, wenn jemand dennoch eine alte Überarbeitung öffnet?
Wer in Buildify eine ältere Version einer Zeichnung öffnet, erhält zunächst eine Meldung, dass eine neuere Version vorliegt, mit der Option, diese zu öffnen. So wird verhindert, dass jemand versehentlich auf einer Zeichnung weiterarbeitet, die bereits ersetzt wurde. Die alten Versionen bleiben zudem weiterhin gespeichert, denn man möchte später nachweisen können, was zu welchem Zeitpunkt gültig war.

Was ist der Unterschied zwischen einer Überarbeitung und einer Version?
Eine Überarbeitung ist eine inhaltliche Änderung der Zeichnung, die vom Zeichner oder Architekten vorgenommen wird. Eine Version ist die Art und Weise, wie diese Änderung gespeichert wird: dasselbe Dokument, wobei die neue Version darüber und die alte darunter gespeichert wird. Wenn Sie Überarbeitungen als Versionen speichern, bleibt der Verlauf vollständig erhalten, während es nur eine aktuelle Datei gibt.

Funktioniert das auch, wenn meine Subunternehmer nicht mit 3D oder BIM arbeiten?
Ja, und das ist die Mehrheit. Auf der Baustelle geht es um PDFs, DWGs und Fotos, und die teilt man genauso. Wenn dir darüber hinaus bereits ein IFC-Modell zur Verfügung gestellt wird, kannst du dieses in Buildify ohne Revit oder Navisworks anzeigen. Notwendig ist es nicht.