Bouwtekeningen delen met onderaannemers: zo doe je dat

De kozijnen staan al op de tweede verdieping en de leverancier meet de sparing na. Vijftien centimeter ernaast. Op zijn tablet staat revisie B, de uitvoerder heeft revisie D op zijn telefoon, ergens uit maart, via de appgroep. Geen van beiden doet iets fout. Alleen kan niemand vertellen wanneer die revisie D is rondgestuurd en wie hem toen heeft gekregen.

Bouwtekeningen delen met onderaannemers gaat mis omdat je met mail en WeTransfer een kopie wegstuurt. Zodra die is gedownload, staat hij in een downloadmap of op een tablet en heeft hij niets meer te maken met het bestand dat bij jou op kantoor staat.

Bij de eerste versie merk je daar niets van. Het gaat pas wringen bij de eerste wijziging, want dan moet je reconstrueren wie je de vorige keer allemaal hebt gemaild. En of dat nog dezelfde mensen zijn. De installateur die er in week 12 bij kwam staat niet in die mailwisseling, dus die heeft de eerste twee revisies sowieso nooit gezien.

Vier onderaannemers, drie revisies. Twaalf momenten waarop iemand moet bedenken wie er een mail hoort te krijgen. Niemand die dat bijhoudt, en dat is ook niet gek, want het is vervelend werk dat er tussendoor bij komt.

Het herstelwerk is het goedkoopste deel. De sparing moet opnieuw, het kozijn gaat terug naar de leverancier, en de stukadoor die maandag zou beginnen schuift twee dagen op. Vervelend, maar te overzien.

Duurder wordt het als niemand kan laten zien welke tekening op welk moment gold. De onderaannemer zegt dat hij die wijziging nooit heeft gehad, jij weet vrij zeker van wel, en vanaf dat punt gaat het gesprek niet meer over kozijnen. Zo'n discussie kost al snel meer uren dan het hakwerk en eindigt meestal in een meerwerkpost waar beide partijen een vervelend gevoel aan overhouden. Faalkosten in de bouw komen zelden voort uit onkunde. Meestal stond de informatie gewoon op de verkeerde plek.

Bouwtekeningen deel je zonder kopieën door ze niet te versturen, maar op één centrale plek te zetten waar elke partij kijkrecht op krijgt. Er is dan één bestand dat de actuele revisie draagt, en niemand werkt uit zijn eigen downloadmap.

Los van welke software je gebruikt komt het op drie dingen neer. Eén plek waar de actuele tekening staat. Revisies die bovenop elkaar gaan in plaats van ernaast. En toegang die je vooraf regelt, zodat je bij een wijziging geen mailinglijst hoeft te reconstrueren. Een gedeelde schijf of een Teams-map kan ook, zolang je onderaannemer er zelf bij kan zonder dat het gedoe wordt.

In Buildify staan alle projectdocumenten in één mappenstructuur per project. Komt er een nieuwe revisie, dan zet je die als nieuwe versie onder hetzelfde bestand. De onderaannemer opent de map en heeft de actuele versie, simpelweg omdat er maar één plek is om te kijken.

Toegang regel je per rol in het project. De rol Onderaannemer krijgt kijkrecht op de mappen die daarbij horen en komt niet bij de calculatie of bij de contracten van de anderen. Komt er halverwege een installateur bij, dan geef je hem die rol en staat zijn toegang meteen goed.

De eerste keer kost dat werk. Reken op een half uur per project om de mappen klaar te zetten en per partij iemand uit te nodigen. Daarna hoef je bij een revisie niemand meer te mailen.

De versiehistorie hoort bij het bestand zelf. Elke eerdere versie blijft in Buildify bewaard, met datum en de naam van degene die hem heeft geplaatst. Een half jaar later open je het bestand en je ziet dat revisie D er op 14 maart in is gezet. Geen mailboxen doorspitten, geen "ik zoek het even op en bel je terug".

Wordt er toch op een oude tekening gebouwd, zet de afwijking dan als ticket bij het project in plaats van in een appje. Melding, foto en afhandeling staan dan op dezelfde plek als de tekening waar het over ging. Dat scheelt je later werk aan het opleverdossier, want de vastlegging gebeurt gaandeweg in plaats van in de laatste week voor oplevering.

De kozijnenleverancier had revisie B omdat revisie B het laatste was dat hem ooit bereikte. Hij is niet slordig. De tekening kwam bij hem binnen als bestand, en een bestand veroudert zodra je het verstuurt.

Herken je dit? Gaan de tekeningen bij jou ook via mail, appgroepen en links die na een week dood zijn? Start gratis met Buildify, maak één project aan en zet de tekeningen van je eerstvolgende klus erin. Je nodigt je onderaannemers pas uit als de mappen staan, dus je weet binnen een uur of dit werkt op jouw bouwplaats.

Wat gebeurt er als iemand toch een oude revisie opent?
Wie in Buildify een oudere versie van een tekening opent, krijgt eerst een melding dat er een nieuwere versie is, met de keuze om die te openen. Zo bouwt niemand per ongeluk verder op een tekening die al vervangen is. De oude versies blijven daarnaast gewoon bewaard, want je wilt later kunnen aantonen wat er op welk moment gold.

Wat is het verschil tussen een revisie en een versie?
Een revisie is een inhoudelijke wijziging van de tekening, gemaakt door de tekenaar of architect. Een versie is hoe je die wijziging opslaat: hetzelfde document met de nieuwe erbovenop en de oude eronder bewaard. Sla je revisies als versies op, dan blijft de geschiedenis compleet terwijl er één actueel bestand is.

Werkt dit ook als mijn onderaannemers niets met 3D of BIM doen?
Ja, en dat is de meerderheid. Op de bouwplaats gaat het om PDF's, DWG's en foto's en die deel je precies zo. Krijg je daarnaast al een IFC-model aangeleverd, dan kun je dat in Buildify bekijken zonder Revit of Navisworks. Nodig is het niet.