Übergabeunterlagen für Bauprojekte: So erstellen Sie diese bereits während der Bauphase
Übergabeunterlagen für Bauprojekte: So erstellen Sie diese bereits während der Bauphase
Zwei Wochen vor der Abnahme geht der Bauleiter mit seinem Tablet über die Baustelle. Im Badezimmer im zweiten Stock stimmt die Entwässerung nicht. Er macht ein Foto, tippt eine kurze Beschreibung ein und geht zum nächsten Raum weiter. Unterwegs notiert er noch drei weitere Mängel: einen falsch montierten Fensterrahmen, eine fehlende Brandschutzklappe und eine Leitung, die nicht so eingezeichnet ist, wie sie ausgeführt wurde.
Zwei Wochen später, am Tag der Abnahme, muss all das in der Abnahmebeschreibung zusammengefasst werden. In der Praxis handelt es sich dabei um eine Liste mit vierzig Punkten: vierzig Zeilen Text. Keine dieser Zeilen gibt an, wo im Gebäude das Problem liegt. Der Qualitätsbeauftragte fragt nach der Abweichung im Badezimmer, und alle müssen kurz nachdenken: War das im zweiten Stock oder doch im dritten?
Was muss in den Übergabedokumenten eines Bauprojekts enthalten sein?
Ein Abnahmebericht muss belegen, was abgenommen wurde, welche Abweichungen dabei festgestellt wurden und wie diese behoben wurden, wobei sich jede Abweichung auf einen konkreten Ort im Gebäude zurückverfolgen lassen muss. Nach dem Gesetz zur Qualitätssicherung im Bauwesen ist dies keine Option: Der Qualitätssicherer erwartet bei der Fertigstellungsmeldung ein Dossier, in dem jede Abweichung auf einen konkreten Ort zurückgeführt werden kann – und nicht auf eine Erinnerung, die drei Wochen alt ist.
Da liegt meist der Haken. Eine Abweichung zu melden, ist an sich nicht das Problem. Das macht jeder – per WhatsApp, auf Papier oder in einem separaten Formular. Das Problem ist, dass eine einzelne Textzeile keinen konkreten Bezugspunkt hat. „Die Entwässerung im Badezimmer funktioniert nicht“ kann sich auf fünf Stellen im Gebäude beziehen, wenn es fünf Badezimmer gibt. Ein Abnahmebericht, der aus einzelnen Textzeilen besteht, ist daher per Definition unvollständig, auch wenn jeder Punkt ordentlich notiert ist.
Ein Stift auf der Zeichnung, keine Zeile in einer Tabelle
Buildify verknüpft jede Abweichung direkt mit dem entsprechenden Grundriss. In der Feld-App öffnest du die Zeichnung der Etage, in der du dich gerade befindest, und setzt an der genauen Stelle eine Markierung. An diese Markierung fügst du ein Foto und eine Beschreibung hinzu. Daraus entsteht automatisch ein Ticket mit einem festen Standort – und nicht nur eine einzelne Notiz, die später wieder gesucht werden muss.
Das ist ein anderer Ansatz als bei einer Checklisten-App, die lediglich Textdaten erfasst. Die Zeichnung selbst ist die Quelle der Wahrheit: Wer das Ticket später öffnet, sieht nicht nur, was falsch ist, sondern auch genau wo – und zwar auf demselben Lageplan, den der Bauunternehmer, der Subunternehmer und der Qualitätsbeauftragte alle kennen. So entsteht die Abnahmeakte nicht erst am Ende, sondern Schritt für Schritt während des gesamten Projekts.
Vom USB-Stick zum PDF: Die Übergabeunterlagen sind bereits vorhanden
Bei der Abnahme oder sobald der Qualitätsprüfer dies verlangt, exportieren Sie die Abnahmemappe mit einem Klick als PDF. Darin stehen nicht vierzig Zeilen Text untereinander, sondern der Grundriss selbst, wobei jede Abweichung als Markierung an der genauen Stelle angezeigt wird, an der sie gemeldet wurde. Wer die Dokumentation durchblättert, sieht auf einen Blick, welche Räume noch Aufmerksamkeit erfordern und welche bereits abgearbeitet sind – nach Etagen und nach Zeichnungen geordnet.
Der Unterschied zur Situation zu Beginn dieses Artikels: Diese Akte gab es nicht, weil jemand sie am Ende erst zusammenstellen musste. Sie existierte bereits, da jeder Stift schon während des Baus an der richtigen Stelle stand. Die Abnahme wird somit nicht zu einem Moment des Rekonstruierens, sondern des Durchblätterns.
Arbeiten Sie noch mit einzelnen Fotos und WhatsApp-Nachrichten über die Baustelle, ohne dass Abweichungen fest in der Zeichnung vermerkt werden? Starten Sie kostenlos mit Buildify und setzen Sie Ihren ersten Marker auf den Grundriss Ihres aktuellen Projekts.
