Wat moet er in een kwaliteitsdossier onder de Wkb?

Het is donderdagmiddag en de kwaliteitsborger stuurt een mail met een lijst erbij. Foto's van de fundering vóór het storten, keuringsrapporten van de brandkleppen, testresultaten van de installatie. De projectleider scrolt de lijst door en voelt de bekende kramp: de oplevering is over twee weken en de helft van deze stukken moet nog ergens vandaan komen. Wie heeft die foto's eigenlijk gemaakt, en staan ze nog op een telefoon van een onderaannemer die drie weken geleden is uitgestroomd?

Een kwaliteitsdossier onder de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) is de verzameling bewijsstukken waarmee een kwaliteitsborger aantoont dat een bouwwerk voldoet aan de bouwtechnische voorschriften. Het dossier gaat, samen met de verklaring van de kwaliteitsborger, naar het bevoegd gezag. Meestal is dat de gemeente. Zonder een compleet dossier volgt geen positieve verklaring, en zonder verklaring mag het gebouw niet in gebruik worden genomen.

Een dossierplicht voelt abstract, totdat je er voor het eerst middenin staat. Elke projectleider die voor het eerst onder de Wkb bouwt, maakt een moment mee zoals hierboven: een lijst met verplichte stukken die er ineens allemaal tegelijk moeten liggen. De informatie was er meestal wel, ze stond alleen verspreid over mailboxen, WhatsApp-groepen en de telefoons van mensen die inmiddels op een ander project zitten.

De precieze inhoud verschilt per project en per instrument dat de kwaliteitsborger gebruikt, maar een kwaliteitsdossier bevat doorgaans:

• Berekeningen en tekeningen zoals ze daadwerkelijk zijn uitgevoerd, inclusief revisies tijdens de bouw
• Keuringsrapporten en testresultaten, bijvoorbeeld van brandkleppen, waterdichtheid of een sterkteproef
• Foto's van werk dat na afronding niet meer zichtbaar is: wapening voor het storten, leidingen in een wand, de fundering voor de vloer erop komt
• Verklaringen van onderaannemers over toegepaste materialen en installaties
• Een overzicht van afwijkingen die tijdens de bouw zijn geconstateerd en hoe die zijn opgelost

Sommige van deze onderdelen zijn eenmalig, zoals een berekening. Andere ontstaan continu, verspreid over de hele bouwperiode. Dat laatste is precies waar het misgaat: niemand verzamelt onderweg, en dan moet het er in de laatste week alsnog komen.

Formeel is de aannemer verantwoordelijk voor het dossier richting de kwaliteitsborger. In de praktijk levert bijna iedereen op het project een stukje aan: de uitvoerder die een foto maakt, de onderaannemer die een keuringsrapport aanlevert, de kwaliteitsborger zelf die tussentijds controleert en documenteert.

In Buildify leg je die bijdrages vast op het moment dat ze ontstaan. Een foto hoort bij een checklist-item, een keuringsrapport zit als bijlage bij een formulier, een afwijking staat als kwestie bij het bouwdeel waar hij over gaat. Bij oplevering hoeft niemand meer te reconstrueren wie wat wanneer heeft gestuurd, het staat al bij het project.

Door vastleggen geen aparte taak te maken, maar onderdeel van het werk zelf. Een checklist voor de fundering met een foto-veld erbij zorgt dat die foto er gewoon is, in plaats van dat iemand hem achteraf moet opsporen. Een digitaal formulier voor een keuring levert meteen een tijdstempel en een naam op, zonder dat daar een apart archiveringsmoment voor nodig is.

Het scheelt ook dat een afwijking niet in een appje blijft hangen. Zet hem als kwestie in het project, koppel de oplossing eraan, en die geschiedenis is precies wat een kwaliteitsborger later wil zien: niet alleen dát iets is opgelost, maar ook hoe en door wie. Dit sluit aan op hoe je het opleverdossier al tijdens de bouw opbouwt: het kwaliteitsdossier is daarvan het wettelijke, Wkb-specifieke deel.

Die foto van de fundering had gewoon op het moment zelf gemaakt kunnen worden, met een checklist erbij, in plaats van drie weken later opgespoord te worden op een telefoon die niet meer meedoet. Herken je die donderdagmiddag, met een lijst van de kwaliteitsborger en het gevoel dat je iets moet reconstrueren wat er allang had moeten liggen? Start gratis met Buildify en bouw het kwaliteitsdossier op terwijl je bouwt, niet erna.

Wat gebeurt er als het kwaliteitsdossier niet compleet is bij oplevering?
De kwaliteitsborger kan dan geen verklaring afgeven, en zonder die verklaring mag het bouwwerk niet in gebruik worden genomen. In de praktijk betekent dit vertraging: de gereedmelding aan de gemeente schuift op totdat de ontbrekende stukken alsnog zijn aangeleverd.

Wie is verantwoordelijk voor het kwaliteitsdossier, de aannemer of de kwaliteitsborger?
De aannemer is verantwoordelijk voor het samenstellen en aanleveren van het dossier. De kwaliteitsborger beoordeelt of het dossier compleet en correct is en geeft op basis daarvan wel of geen verklaring af aan het bevoegd gezag.

Moet elk bouwproject een kwaliteitsdossier hebben onder de Wkb?
Alleen projecten die onder de Wkb vallen, op dit moment vooral nieuwbouw en verbouw in gevolgklasse 1. Voor die projecten is een kwaliteitsdossier verplicht, ongeacht de omvang van het project.