Sparq Balustrades: 90 Projekte gleichzeitig, ganz ohne einzelne Notizen

Die Projekte von Sparq Balustrades sind äußerst vielfältig: von einem Privatkunden mit einer zwei bis drei Meter langen Balustrade bis hin zu Projekten mit einer Länge von zwei Kilometern. Das Unternehmen aus Heerenveen stellt seit rund 25 Jahren Vollglasgeländer her und erledigt alles selbst, von der Beratung und Planung bis hin zur Produktion, zum Transport und zur Montage. Auf der Baustelle arbeitet Sparq als Subunternehmer des Hauptauftragnehmers. Im Durchschnitt laufen etwa 90 Projekte gleichzeitig, von gerade erst begonnenen bis hin zu fast fertiggestellten. Projektleiter Louis Lijklema behält dabei den Überblick.

Bevor Sparq mit Buildify arbeitete, nutzte Louis „vor allem viel Excel, lose Zettel und Notizen“. Der größte Zeitaufwand entstand durch „die Planung und den Überblick darüber, wer was wann erledigt“. Außerdem musste jeder Monteur für jeden Auftrag den Ansprechpartner, die Adresse und die aktuellste Zeichnung erhalten. Auch das kostete viel Zeit.

Louis hat Buildify über LinkedIn entdeckt. Sparq nutzt nun vor allem die Planungsfunktion sowie die Dateien und Formulare.
In der Projektplanung weist Louis Kollegen und Monteure direkt einer Aufgabe zu. Diese Aufgabe erscheint dann automatisch in ihrem jeweiligen Dashboard. „Funktioniert perfekt“, sagt Louis. Auch die Weitergabe von Aufträgen ist einfacher geworden. Monteure können sich einen Auftrag mit Adresse, Ansprechpartner und Zeichnungen bereits im Voraus ansehen und ihre Fragen somit stellen, bevor sie auf der Baustelle sind.

Sparq nutzt die Formulare „häufig“, sagt Louis: für die täglichen Bewertungen der Mechaniker, die LMRA-Berichte, die Abnahmen und auch für die Bestandsaufnahme des Busbestands.

Diese Arbeitsweise hat sich nicht von selbst entwickelt. Sich mit Buildify vertraut zu machen, Vorlagen einzurichten und den Monteuren die Funktionsweise zu erklären, hat viel Energie gekostet. Der eine Monteur erkannte sofort den Nutzen, der andere fand es beunruhigend oder überflüssig und brauchte mehr Ermutigung. Stößt Louis auf ein Problem, wendet er sich sofort an Buildify und kann meist schnell weiterarbeiten. Mittlerweile füllen die Monteure jeden Tag ihr Bewertungsformular aus, und ihre Aufgaben werden ganz normal in ihrem Dashboard angezeigt.

Louis schätzt, dass er etwa vier Stunden pro Woche weniger für Planung und Verwaltung aufwenden muss. Den größten Effekt sieht er in der Kombination aus Planung und Formularen. Die Monteure füllen nun jeden Tag ein Bewertungsformular aus. Dadurch hat die Verwaltung einen viel besseren Überblick darüber, was auf der Baustelle passiert ist, und die Fehlerkosten sind deutlich gesunken. Außerdem gibt es viel weniger Papierkram, sodass die Monteure ihre Informationen einfacher und zuverlässiger von der Verwaltung erhalten.

Die Ergebnisse im Überblick: